Вибір event-агентства

3-26-2021
Ивент агентство Prime Event: организация мероприятий в Киеве и по всей  Украине.
 

Свята — це не тільки весело і феєрично, а й прибутково для тих, хто їх організовує. Підготовка торжества, будь то весілля, день народження або корпоратив на честь відкриття філії, не проходить без складання плану заходу, підготовки декорацій, розважальної програми “винуватці” торжества воліють покладати ці функції на професіоналів. Також хочемо вам порекомендувати event-агентство https://prime-event.com.ua/ “Prime Event”. 

У чому суть event-планування?

Це питання можна розділити на дві частини: про які заходи йдеться і що таке event-планування? Почнемо докладніше. Зазвичай спеціальні заходи організовують для наступних подій:

  • свята (ярмарки, весілля, паради, дні народження, зустрічі в колі друзів, ювілеї);
  • урочистості (цивільні та пам’ятні події);
  • рекламне просування (політичні мітинги, вихід нової продукції, покази мод);
  • освіта (конференції, зустрічі випускників, збори).

Згідно з переліком, будь-які особливі події можна віднести до соціальної або ділової сфери, або визначити як щось середнє.

Отже, прийшов час перейти до другого питання: що таке event-планування? Це рішення всіх завдань, пов’язаних з організацією майбутнього заходу. Ось як виглядає перелік послуг організатора:

  • збір інформації;
  • розробка дизайну для заходу;
  • пошук місця проведення;
  • поставка частувань і декорів, організація розваг;
  • забезпечення транспорту для доставки гостей на місце подій і назад;
  • відправка запрошень;
  • надання житла учасникам заходу;
  • координація обслуговуючого персоналу;
  • управління заходом безпосередньо на місці подій;
  • оцінка заходу, що відбувся.

Діапазон запропонованих вами послуг буде залежати від масштабу і типу конкретної події. У свою чергу, послуги будуть залежати від вашої спеціалізації.

Існує кілька способів організувати банкет, фуршет або інший подібний захід. Наприклад, ваші співробітники можуть своїми силами приготувати страви і накрити столи. Вони навіть можуть зробити прибирання по закінченню вечора або на наступний ранок. Але такий підхід працює у випадку з невеликими корпоративними урочистостями. Тільки уявіть, що у присутніх було б море турбот, вони б їли різні страви, а розважальна програма відповідала б їх рівню можливостей. У більшості випадків, це простий фуршет з напоями та закусками. Сучасним респектабельним компаніям настільки спрощений вид відпочинку не підходить.

Другий, добре відомий метод планування події-банкет в ресторані. Однак це рішення не підійде для організації робочих презентацій, святкування важливих робочих подій, урочистого відкриття нових офісів і корпоративних пікніків. Головний недолік-все це неможливо відзначити в особливому місці.

Також є попит на організацію кава-брейків, перерв на тренінгах і семінарах. Звичайно, існують спеціальні бізнес-центри для подібних випадків з відповідним набором послуг. Їх ціни занадто високі, а знайти такі приміщення можна лише у великих містах.

Альтернативне рішення може виявитися не дуже зручним. Самостійна організація семінару пов’язана із закупівлею кави, чаю, доставкою електрочайника та посуду на 20-40 персон, мийкою посуду. Тим більше, іноді організатори роблять два кава-брейки замість одного.

А як щодо вечірок на день народження і нічних паті? Не кожен захоче витратити два дні на закупівлю гори продуктів і напоїв в магазинах і на місцевих ринках, а потім ще й готувати їжу, і накривати столи. А як щодо вечірки в ресторані? це не завжди доречно, особливо, якщо клієнт хоче провести торжество в своєму величезному будинку або квартирі.

1. Іноді в компанії призначають співробітника, відповідального за організацію свята. Турботи лягають на плечі працівника, який отже перевантажений своїми обов’язками. Навіть якщо компанія замовляє ресторан і головні турботи бере на себе персонал закладу, все-таки доведеться самостійно залагодити деякі питання:

    • вибрати досить престижний ресторан з доступними цінами, достатньою кількістю сидячих місць і красивим інтер’єром.
    • узгодити меню з керуючим ресторану і відповідальними представниками компанії, обговорити знижки, а потім проконтролювати якість і наявність замовлених страв.
    • організувати музику (в ресторані може не виявитися штатних музикантів, або вони не досить гарні).

6. Підібрати ведучого, наприклад, професійного артиста.

    • ретельно все спланувати (інакше замість пишного торжества вийде звичайний вечір в барі).
    • придумати конкурси та купити сувеніри (інакше буде як в попередньому пункті);
    • організувати змагання для розваги.

6. Найняти професійного шоумена (за бажанням співробітників) і обговорити вартість виступу, програму і час.

  • забезпечити розвезення гостей по домівках і так далі.

Ви можете звернутися до приватного організатора, але вони впорається лише з частиною завдань. Як правило, їх запрошують для організації приватних заходів. Дуже мало event-компаній здатне повною мірою забезпечити великий корпоратив або бізнес-подія.

Виникає питання: де знайти такого професіонала? Невірний вибір організатора з боку може зіпсувати весь захід або зовсім позбавити роботи відповідального співробітника. Окрім цього, сотні учасників заходу не відчуватимуть себе комфортно.

Добре організований прийом, навпаки, буде згадуватися довгі роки. Як і провал! з цієї причини багато організацій і приватні особи готові платити event-агентству, яке проведе вечірку за принципом «все включено». Величезна кількість успішних корпорацій і дрібних підприємців бажають позбавити себе, свою сім’ю і персонал від цієї складної і стомлюючої організаційної рутини. Вони охочіше наймуть стороннього організатора, який зробить все професійно і найкращим чином.